Administratief medewerker overheidsopdrachten

Je dienst

De dienst Inkoop en partners begeleidt overheidsopdrachten op administratief en juridisch vlak, schrijft ze uit en volgt ze op. De dienst beheert de partnerschappen en alle samenwerkingen van de hulpverleningszone, zoals partnerschappen met de Stad Gent, Farys, District 09, Veneco en FOD Binnenlandse Zaken.

De dienst Inkoop en Partners houdt het overzicht over alle contracten en coördineert de verzekeringen en polissen. Dat zijn bijvoorbeeld de polissen rond burgerlijke aansprakelijkheid, de brandverzekering en de omniumverzekering.

Je functie

Je wordt hoofdzakelijk ingezet binnen de dienst Inkoop en partners, een dienst die werkt met uitgesproken piekperiodes. Tijdens drukke momenten ligt de focus volledig op ondersteuning van de inkoopprocessen.

Je voert administratieve taken uit bij het proces van overheidsopdrachten: van de ontvangst van een intakeformulier tot en met de gunning van een overheidsopdracht. Denk aan de aankoop van een brandweerwagen, een opleiding, ICT-materiaal of een verbouwing van een kazerne.

• Je maakt het ontwerp van bestekken en gunningsverslagen van overheidsopdrachten.
• Je stelt het ontwerp op van besluit van intekening voor de raamovereenkomsten van externe partners.
• Je stuurt brieven en mails om leveranciers uit te nodigen om een offerte in te dienen.
• Je publiceert bestekken online via e-Procurement en zorgt voor de online opening van offertes.
• Je stelt het proces-verbaal op van opening van offertes.
• Je maakt brieven en mails voor de gunning of niet-gunning van de opdrachten.
• Je houdt het databestand actueel van het overzicht van de opdrachten en het contractbeheer.
• Je informeert de betrokken medewerkers over de status van het dossier.
• Je rapporteert aan je diensthoofd over de stand van zaken van de dossiers en eventuele moeilijkheden of problemen.
• Je ontvangt schadeaangiftes. Je dient ze in bij de verzekeraar en je beheert schadeaangiftes in het kader van de verzekeringspolissen.

In kalmere periodes ondersteun je, in overleg met je leidinggevende, andere stafdiensten zoals de Juridische dienst of het Zonesecretariaat. Je voert administratieve taken uit.

• Je belegt vergaderingen, maakt planningen op, schrijft verslagen van vergaderingen, schrijft (type)brieven, laat overeenkomsten en brieven ondertekenen en versturen, schrijft zonecollege- en zoneraadsvoorstellen ...

Deelnemingsvoorwaarden

• Je hebt een diploma secundair onderwijs of een diploma dat daarmee gelijk gesteld is.

Timing

Ons aanbod

• voltijds contract van onbepaalde duur op niveau C (niveau secundair onderwijs)
• kandidaten die deelnemen via interne personeelsmobiliteit behouden hun statuut
• aanleg wervingsreserve voor een periode van 2 jaar
• bruto maandwedde van 2.396,43 euro per maand waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen
• vakantiegeld en een eindejaarspremie
• extralegale voordelen zoals maaltijdcheques (8 euro per gewerkte dag), ecocheques (200 euro per jaar) en een gratis hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding
• mogelijkheid tot fietsleasing (vanaf 1 jaar in dienst)
• tweede pensioenpijler
• 35 vakantiedagen
• een goede werk-privébalans met een flexibel uurrooster (38-urenweek) en telewerk
• een unieke locatie: de brandweerkazerne van Gent (Roggestraat 70)
• een fitness- en sportzaal die je tijdens je pauze mag gebruiken
• twee keer per week vers fruit voor het personeel
• voordelen en kortingen bij verschillende handelaars
• gratis externe ondersteuning en advies bij professionele en persoonlijke moeilijkheden en vragen

Interesse?

• Dien ten laatste op 31 januari 2026 je cv, motivatiebrief en een kopie van je diploma in via het jobplatform van Brandweerzone Centrum.
• Het is je eigen verantwoordelijkheid om de correcte documenten op tijd in te dienen. Bij twijfel kan je een medewerker van de dienst Rekrutering en Selectie contacteren. Kandidaten die verkeerde documenten toevoegen of laattijdig indienen, kunnen niet deelnemen aan de selectieprocedure.
• Je wordt via mail op de hoogte gehouden over de volledigheid van je kandidatuur.
• Meer informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieonderdelen kan je terugvinden in de bijlage.